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GED de Documentos de RH

Cansado (a) de armazenar documentos dentro da sua empresa e perder tempo procurando? Nós temos a solução: entre na era digital, contrate a Ação e Integração e garanta a Digitalização e Gestão Digital dos Documentos do RH do início ao fim - da coleta dos documentos, passando pela organização, digitalização, certificação digital e guarda responsável dos arquivos em nuvem.

Alguns documentos de Recursos Humanos devem ser armazenados por até 30 anos, outros arquivos têm prazo indeterminado para a guarda. Por isso, a maioria das empresas precisam manter um espaço físico para guardar uma enorme quantidade de papel.
Se armazenados de forma desorganizada e incorreta, esse arquivo traz inconvenientes como a perda de documentos importantes e até a queda de produtividade dos colaboradores, já que precisam demandar tempo para a localização dos arquivos.

Veja a seguir a lista dos principais documentos de RH que devem ser armazenados:

  • Aviso Prévio;
  • Pedido de Demissão.
  • Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a contar da data do envio ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
  • Controle de ponto;
  • Acordo de compensação de horas;
  • Acordo de prorrogação de horas;
  • Atestado médico;
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Mapa Anual de Acidente de Trabalho;
  • Processo eleitoral da CIPA;
  • Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);
  • Autorização para descontos não previstos em Lei;
  • Documentos relativos à retenção de impostos sobre o prestador de serviços;
  • Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional;
  • Comunicação de Dispensa (CD) e Requerimento do Seguro Desemprego (SD);
  • Recibos de pagamentos de salários, adiantamento, abono, 13, férias;
  • Documentos do vale-transporte e alimentação;
  • Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP;
  • Comprovante de Retenção do INSS;
  • Folha de pagamento;
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Afastamentos;
  • Exames Médicos - admissional, periódicos e demissional;
  • Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
  • Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
  • Comprovação de entrega do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
  • Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS);
  • Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC).
  • Contrato de Trabalho;
  • Livro ou ficha de registro de empregados;
  • Livro de registro da CIPA.

Além da organização e economia de tempo, a Digitalização de Documentos de RH oferece outros benefícios como:

  • Redução dos custos para guarda e armazenagem;
  • Fim da perda de arquivos essenciais para a empresa;
  • Segurança garantida com o controle de acesso às informações sigilosas;
  • Documentos certificados digitalmente, o que garante a autenticidade dos documentos fiscais.

Veja a seguir as etapas/processos realizados para a Digitalização de Documentos de RH:

  • Coleta dos documentos da sua empresa em dias e horários previamente agendados;
  • Triagem e categorização de todos os documentos;
  • Após a triagem, é realizada a digitação e inserção da etiqueta QRCOD com as informações principais dos documentos;
  • Digitalização dos Documentos de RH, inserção da assinatura digital já certificada nos moldes da Lei 13.787, de 27 de dezembro de 2018;
  • Documentos são salvos no servidor altamente profissional com espaço ilimitado, o que garante agilidade e rapidez nas suas consultas. São realizados backups diários que garantem a segurança e a integridade de todas as suas informações.
  • Na etapa final, é realizada a conferência dos documentos antes de serem enviados para a ''destruição''.

Na Ação e Integração, sua empresa ainda tem acesso a diversos tipos de consultas, relatórios e download de imagens. Também pode consultar a opção de relatórios personalizados e a integração com seus sistemas internos.

Entre em contato com a nossa equipe e conheça melhor nosso trabalho de Digitalização de Documentos essenciais para a sua empresa!

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