Cansado (a) de armazenar documentos dentro da sua empresa e perder tempo procurando? Nós temos a solução: entre na era digital, contrate a Ação e Integração e garanta a Digitalização e Gestão Digital dos Documentos do RH do início ao fim - da coleta dos documentos, passando pela organização, digitalização, certificação digital e guarda responsável dos arquivos em nuvem.

Alguns documentos de Recursos Humanos devem ser armazenados por até 30 anos, outros arquivos têm prazo indeterminado para a guarda. Por isso, a maioria das empresas precisam manter um espaço físico para guardar uma enorme quantidade de papel.
Se armazenados de forma desorganizada e incorreta, esse arquivo traz inconvenientes como a perda de documentos importantes e até a queda de produtividade dos colaboradores, já que precisam demandar tempo para a localização dos arquivos.

Veja a seguir a lista dos principais documentos de RH que devem ser armazenados:

• Aviso Prévio;
• Pedido de Demissão.
• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a contar da data do envio ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
• Controle de ponto;
• Acordo de compensação de horas;
• Acordo de prorrogação de horas;
• Atestado médico;
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Mapa Anual de Acidente de Trabalho;
• Processo eleitoral da CIPA;
• Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);
• Autorização para descontos não previstos em Lei;
• Documentos relativos à retenção de impostos sobre o prestador de serviços;
• Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional;
• Comunicação de Dispensa (CD) e Requerimento do Seguro Desemprego (SD);
• Recibos de pagamentos de salários, adiantamento, abono, 13º, férias;
• Documentos do vale-transporte e alimentação;
• Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP;
• Comprovante de Retenção do INSS;
• Folha de pagamento;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Afastamentos;
• Exames Médicos - admissional, periódicos e demissional;
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
• Comprovação de entrega do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
• Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS);
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
• Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC).
• Contrato de Trabalho;
• Livro ou ficha de registro de empregados;
• Livro de registro da CIPA.

Além da organização e economia de tempo, a Digitalização de Documentos de RH oferece outros benefícios como:

• Redução dos custos para guarda e armazenagem;
• Fim da perda de arquivos essenciais para a empresa;
• Segurança garantida com o controle de acesso às informações sigilosas;
• Documentos certificados digitalmente, o que garante a autenticidade dos documentos fiscais.

Veja a seguir as etapas/processos realizados para a Digitalização de Documentos de RH:

• Coleta dos documentos da sua empresa em dias e horários previamente agendados;
• Triagem e categorização de todos os documentos;
• Após a triagem, é realizada a digitação e inserção da etiqueta QRCOD com as informações principais dos documentos;
• Digitalização dos Documentos de RH, inserção da assinatura digital já certificada nos moldes da Lei 13.787, de 27 de dezembro de 2018;
• Documentos são salvos no servidor altamente profissional com espaço ilimitado, o que garante agilidade e rapidez nas suas consultas. São realizados backups diários que garantem a segurança e a integridade de todas as suas informações.
• Na etapa final, é realizada a conferência dos documentos antes de serem enviados para a ''destruição''.

Na Ação e Integração, sua empresa ainda tem acesso a diversos tipos de consultas, relatórios e download de imagens. Também pode consultar a opção de relatórios personalizados e a integração com seus sistemas internos.

Entre em contato com a nossa equipe e conheça melhor nosso trabalho de Digitalização de Documentos essenciais para a sua empresa!